Онлайн-кассы в 2022 году - как выбрать, установить и зарегистрировать

• Чем онлайн-касса отличается от классической ККТ
• Кому обязательно следует установить онлайн-кассу
• Для кого предусмотрена отсрочка на пользование онлайн ККТ
• Кому онлайн-касса вообще не потребуется
• Какие штрафы предусмотрены за нарушения
• Что входит в кассовое оборудование
• Зачем нужен фискальный накопитель
• Как выбрать онлайн-кассу
• Способы подключения кассы
• Как установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Последнее десятилетие в России активными темпами идет реформирование налоговой системы. Цель изменений – повышение прозрачности в начислении налогов, устранение теневого оборота наличности, реализация принципиально новых схем взаимодействия между предпринимателями и ФНС. Примером воплощения современных технологий и подходов, внедряемых в данной области, является использование онлайн-кассы.

Чем онлайн-касса отличается от классической ККТ

Традиционные кассовые аппараты имеют ограниченный функционал. Они предназначены для формирования чеков, в то время как все данные о транзакциях записываются и хранятся в отдельном блоке памяти.

Онлайн-касса – это более современное решение. Ее функционал не ограничивается только печатью чека. Дополнительно онлайн- касса умеет:

• хранить сведения об операциях на отдельном накопителе;
• кодировать информацию для передачи оператору фискальных данных для последующей отправки через каналы интернета в налоговую инспекцию.

Подобная система взаимодействия дает преимущества как ФНС, так и бизнесу, который желает работать в рамках правового поля, соблюдая положения Налогового кодекса РФ. В частности:

• уменьшается нагрузка на предпринимателей, поскольку им не нужно готовить бумажную отчетность в большом объеме;
• снижается вероятность проведения внеплановых проверок;
• усиливается финансовый контроль над деятельностью предпринимателей;
• растет финансовая дисциплина участников бизнес-сообщества на всех уровнях.

Онлайн ККТ выгодна еще и тем, что для начала работы с ней не нужно посещать налоговую. Зарегистрировать технику можно удаленно через личный кабинет на сайте ФНС.

Кому обязательно следует установить онлайн-кассу

С 2017 года территориальные органы ФНС ставят на учет исключительно онлайн-кассы. Обычные ККМ пройти такую процедуру не смогут. Требование использовать подобную технику с 2021 года является обязательным для всех предпринимателей, независимо от организационной формы (ООО, ИП). В противном случае могут последовать штрафы и сопутствующие санкции со стороны контролирующих органов.

Для кого предусмотрена отсрочка на пользование онлайн ККТ

Процедура применения онлайн-касс регулируется Федеральным законом №54-ФЗ. Согласно его положениям, до 01.07.2019 года действует отсрочка на применение подобного оборудования. Она предусмотрена для индивидуальных предпринимателей, выбравших в качестве системы налогообложения ЕНВД или патенты и имеющих в штате официально оформленных наемных работников.

Также отсрочку получили предприниматели без сотрудников, занимающиеся реализацией продукции собственного изготовления. Для них крайний срок установки онлайн-касс – 01.07.2021 года.

Кому онлайн-касса вообще не потребуется

В законе отдельно указаны нормы с перечислением видов деятельности и обстоятельств, при которых бизнесмены освобождаются от обязанности применять онлайн-кассу. Исключения касаются:

• самозанятых граждан, уплачивающих налог на профессиональный доход (для них специально разработано приложение «Мой налог», которое автоматически формирует и отправляет чеки в ФНС);
• индивидуальных предпринимателей, деятельность которых связана со сдачей в аренду своей квартиры;
• организаций и бизнесменов, занятых изготовлением ключей либо ремонтом обуви, торгующих мороженым, безалкогольными напитками, водой или молоком на розлив в киосках;
• компаний и предпринимателей, работающих в труднодоступной местности (ознакомиться с перечнем таких лиц можно в региональных нормативных актах).

Дополнительно бессрочный период работы без онлайн-касс вводится для бизнесменов, выбравших в качестве системы налогообложения патенты (касается только нескольких видов деятельности), а также торгующих на рынках, ярмарках, в сельских магазинах и аптеках.

Какие штрафы предусмотрены за нарушения

Нарушения, касающиеся эксплуатации кассовых аппаратов, регулируются нормами КоАП. В зависимости от характера, они предусматривают различные размеры штрафов. Например:

• Если в магазине установлена онлайн-касса, не входящая в реестр разрешенных для применения, то за это нарушение должностные лица и ИП понесут ответственность в виде предупреждения либо штрафа на сумму от 1500 до 3000 рублей. Организациям также вынесут предупреждение или оштрафуют на сумму от 5000 до 10000 рублей. Такая же санкция предусмотрена для предпринимателей, которые нарушили порядок регистрации или перерегистрации онлайн-касс.
• Если ИП или ООО зарегистрировали ККТ, однако по факту ею не пользуются, то с них высчитывают штраф в размере четверти или половины величины расчета, произведенного без использования кассового аппарата. Минимальная сумма – не менее 10000 рублей. Юридические лица штрафуются на ¾ величины одного расчета, который был произведен без кассового аппарата, но эта сумма не может быть меньше 30000 рублей.

Использование фискального накопителя, не подходящего по сроку годности, тоже считается нарушением. За такой проступок предприниматель может лишиться от 1500 до 3000 рублей, а организация – от 5000 до 10000 рублей.

Что входит в кассовое оборудование

Набор кассового оборудования предусматривает наличие нескольких аппаратов для фиксации транзакций с покупателями. Это:

• онлайн-касса, оснащенная фискальным накопителем;
• фискальный регистратор, имеющий в комплектации фискальный накопитель (в отличие от классической модели кассы у него нет монитора и клавиш для ввода);
• дополнительное оборудование для осуществления транзакций (например, ящик для купюр и монет, сканер штрих-кодов, эквайринговый терминал и т.п.).

Зачем нужен фискальный накопитель

Важной частью ККМ является фискальный накопитель. Он представляет собой чип, который встраивают в онлайн-кассу для фиксации, хранения, шифрования и передачи сведений о транзакциях ОФД и дальнейшего их направления в налоговую.

Некоторые модели ККТ не оснащены фискальным накопителем, в таком случае его придется купить отдельно. Цена на оборудование отличается в зависимости от срока его годности и составляет от 6000 до 10000 рублей.

В любом случае, пользоваться кассой без этого устройства нельзя. Кроме того, для эксплуатации подходят не все модели, а только те, которые вошли в общий реестр (с ним можно ознакомиться на сайте ФНС).

Выбирать фискальный накопитель необходимо, ориентируясь на применяемую предпринимателем систему налогообложения. Бывает два типа таких устройств:

• со сроком использования 36 месяцев – вариант подходит для ИП или ООО, оказывающих определенные виды услуг, применяющих упрощенную систему налогообложения и уплачивающих единый сельскохозяйственный налог, а также работающих по патенту;
• со сроком использования 15 месяцев – такой вариант допускается для представителей бизнеса на специальных режимах, торгующих подакцизными товарами.

Когда у фискального накопителя истекает срок использования или его память заполнена, он автоматически блокируется. Для дальнейшего применения ККТ придется купить новый блок и заменить. При этом обязательно нужно перерегистрировать кассовый аппарат в ФНС. Старый накопитель следует хранить в течение 5 лет.

Как выбрать онлайн-кассу

На рынке представлены различные модели онлайн-касс, поэтому у пользователей возникает масса вопросов, по каким параметрам их стоит выбирать.

Первым делом рекомендуется ознакомиться с реестром ФНС, куда вносятся ККТ, отвечающие требованиям Федерального закона №54-ФЗ. После этого можно переходить непосредственно к ознакомлению с моделями, их функционалом.

Онлайн ККМ делятся на следующие виды:

Автономные

Работают независимо от компьютера, имеют встроенную аккумуляторную батарею и модем, потому им не требуется наличие Wi-Fi, сим-карты. Такие аппараты подходят для ведения выездной торговли в отдаленных районах, где часто бывают перебои с электричеством, а также для представителей микробизнеса с небольшим ассортиментом и ограниченным потоком клиентов. Недостатки автономных ККТ – отсутствие возможности перенастройки и расширения функционала.

Фискальные регистраторы

Способны совмещаться практически с любым оборудованием, на которое возможно установить специализированное ПО для осуществления торговли (планшет, телефон, ноутбук и т.п.). Фискальные регистраторы способны воспроизводить не только бумажные, но и электронные образцы чеков, передавая всю информацию о транзакциях в ФНС. Для работы оборудования требуется подключение к электросети и внешний доступ в интернет, поскольку встроенного модема у них нет.

Стационарные моноблоки

Классическая онлайн-касса, которая совмещает функционал ПК, имеет необходимое программное обеспечение, оснащена фискальным накопителем. Преимуществом является то, что они могут быть интегрированы в существующую инфраструктуру бухгалтерского учета, благодаря чему удастся оптимизировать отслеживание товарных остатков в магазине и контролировать работу персонала.

POS-система

Комплектация предусматривает наличие всего комплекса основного и дополнительного оборудования, куда входит не только онлайн-касса, но и считыватели штрих-кодов, денежные приемники, аппараты проверки купюр и многое другое. Подходит для крупных супермаркетов с высокой интенсивностью потоков покупателей и разнообразным ассортиментом. Недостатком является высокая цена, доходящая до 150000 рублей.

Способы подключения кассы

Существует несколько технологий подключения онлайн ККМ. Главный параметр – это модель устройства, поскольку от этого будет зависеть поддерживаемая технология работы:

• беспроводное соединение по сети Wi-Fi, которое осуществляется за счет встроенного в оборудование модуля;
• беспроводное соединение через мобильные сети, поддерживаемое за счет установки в устройство сим-карты;
• проводное соединение, когда кабель интернета подключается через порт непосредственно к компьютеру или кассовому аппарату.

Постоянное интернет-соединение для работы ККТ может и не потребоваться. В законе №54-ФЗ есть норма, которая предусматривает требование передачи информации о транзакциях не реже, чем один раз в месяц. Соответственно, подключаться к интернету можно не каждый день. Но при этом необходимо обязательно формировать чеки для предоставления их покупателям.

Как установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Мало купить и подключить онлайн-кассу, ее необходимо правильно зарегистрировать. Такая процедура выполняется в несколько этапов:

1. Оформление договора обслуживания с оператором фискальных данных (список компаний, удовлетворяющих требованиям налоговой, представлен на сайте ФНС).
2. Получение квалифицированной цифровой подписи.
3. Заполнение заявки на регистрацию ККТ (можно все действия провести через бизнес-аккаунт на сайте ФНС, после проверки заявления система сформирует уникальный регистрационный номер).
4. Ввод регистрационного номера в ККМ вместе с ИНН организации или ИП.
5. Формирование отчета о регистрации кассового аппарата (также выполняется через бизнес-аккаунт на сайте ФНС).
6. Получение регистрационной карточки на устройство.
7. Заполнение регистрационных данных на стороне оператора фискальных данных.

Если нет возможности выполнить все действия online, то можно обратиться непосредственно в территориальную инспекцию Налоговой службы или воспользоваться помощью специализированных сервисных компаний.