Ревизия магазина

• Цели инвентаризации
• Виды ревизии в магазине
• Когда необходимо проведение инвентаризации
• Порядок проведения ревизии
• Итоги инвентаризации товаров
• Состав комиссии по инвентаризации
• Преимущества заказа услуги инвентаризации у независимой компании

Цели инвентаризации товара магазина

Сверка фактического наличия товаров с теми данными, которые содержатся в учетных документах, дает возможность проанализировать эффективность, честность работы сотрудников, сохранить материальные ценности собственника бизнеса в целостности.

Проведение подобной проверки согласно определенному графику выполняется для достижения следующих целей:

• Установление фактов воровства и прочих умышленных злонамеренных действий, влекущих за собой убытки. Подобные действия могут быть совершены как сотрудниками торговой точки, так и покупателями.
• Определение точного имущества, каким владеет организация, и оценка его состояния (подобные действия необходимы, если владелец планирует взять кредит, также это обязательная часть подготовки годового бухгалтерского отчета).
• Выявление фактов порчи, утряски или усушки товаров, чтобы в дальнейшем разработать эффективные меры для предотвращения или снижения подобных издержек.

Виды товарной ревизии

Инвентаризацию в магазине розничной торговли можно провести планово или внепланово. Если в качестве определяющего критерия брать объем проверки и товарно-материальные ценности, то аудит может быть трех видов:

1. Полная (или сплошная). Она проводится в отношении всего товарного ассортимента, имеющегося в торговой точке. Периодичность проведения – дважды в год.
2. Локальная. Затрагивает ревизию тех товарных категорий, которые находятся в особой группе риска. Допустимая периодичность выполнения – ежемесячно.
3. Выборочная (или точечная). Осуществляется для контроля и оценки отдельных товарных позиций (например, молочная или мясная продукция, консервы и т.п.). Такую проверку можно проводить еженедельно или даже ежедневно.

Когда необходима инвентаризация магазина

Владельцы бизнеса получают право выполнять ревизионные мероприятия так часто и в том объеме, который они считают достаточным. Однако есть также требования законодательства, которые прописывают определенные регламенты для инвентаризации товаров магазинов.

Вот несколько случаев, когда аудиты должны проводиться по закону:

• Продажа торговой точки или ее передача в аренду. В данном случае владелец бизнеса проводит сверку для того, чтобы показать потенциальному покупателю/ арендатору соответствие материальных ценностей тому, что указано в документах.
• Подготовка годовой бухгалтерской отчетности. Максимально допустимая периодичность для ревизии – раз в год. Однако владельцы бизнеса, как правило, проводят проверки чаще, это не запрещается законом.
• Смена лиц, являющихся материально ответственными. К таковым могут относиться сотрудники, подписавшие соответствующие документы о несении полной или частичной материальной ответственности. Например, продавцы, кассиры, директор магазина, главный бухгалтер и т.п. При увольнении одного из этих сотрудников и найме нового персонала необходимо провести ревизию, по результатам которой составляется акт сдачи-приемки дел, он со всеми документами передается новому сотруднику.
• Выявление случаев порчи, хищения, пропажи товаров или имущества магазина. При наличии видео-доказательств, указывающих на факты злоупотребления со стороны продавцов, кассиров, руководители обязаны провести инвентаризацию, чтобы установить масштабы воровства и оценить сумму причиненного материального вреда.
• Стихийные бедствия (пожары, наводнения, землетрясения и прочие) и техногенные аварии. При наличии подозрений или установлении фактов порчи имущества необходимо провести полную инвентаризацию товаров. Также ревизия проводится в тех случаях, когда виновником порчи является физическое или юридическое лицо (например, залив магазина владельцами квартиры сверху и аналогичные ситуации).
• Ликвидация либо реорганизация юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Порядок инвентаризации товаров

Проверку выполняют в четыре этапа. У каждого из них определенная длительность, особенности, свой перечень документов и нормативов.

Этапы ревизии в магазине розничной торговли:

1. Подготовка. Владелец бизнеса или директор подготавливает приказ об инвентаризации, проставляет свою подпись. В самом магазине выбирают оптимальное время для переучета. Как правило, ревизию проводят в вечерние часы. Но если речь идет о торговой точке с круглосуточным графиком работы, то выбирают время, когда меньше всего покупателей. Обычно это раннее утро или поздняя ночь.
2. Подсчет товарных остатков и сравнение данных с учетными документами. Чтобы ускорить процедуру, применяются специальные терминалы сбора данных. Благодаря им удается быстро взвешивать продукцию, определять ее количество, фиксировать характерные параметры каждой товарной позиции.
3. Обобщение и оформление результатов. Полученные в ходе проверки сведения переносят в счислительную ведомость (форма ИНВ-19). На основании оценки данных инвентаризации ответственный человек (или комиссия в составе из нескольких человек) подготавливает акт о списании.
4. Выводы и конкретные меры по результатам ревизии. Опираясь на полученные сведения о количестве и состоянии товарно-материальных ценностей, руководитель бизнеса (директор магазина) может выписать штрафы сотрудникам, принять решение об увольнении некоторых единиц персонала, назначить повторный аудит или изменить периодичность проверочных мероприятий для отдельных категорий товаров.

Итоги ревизии в магазине розничной торговли

Ответственный за процедуру исполнительно непременно подготавливает отчет, в который заносит все данные о ревизии. По итогам инвентаризации нарушений может и не быть. Но любые отклонения от нормативных показателей (недостача или, напротив, избыток товаров), даже если они выявлены на основании оценки расчетов с контрагентами, необходимо обязательно фиксировать. Дополнительно проверка помогает определить наличие задолженности, подлежащей списанию из-за выхода сроков исковой давности.

Документы для оформления результатов инвентаризации

Все данные, полученные в ходе проверки, заносятся в ведомость по форме ИНВ-19. Здесь фиксируется как недостача, так и сведения об излишках товаров. Дополнительная ревизия может быть назначена при выявлении следующих фактов:

• недостачи, образовавшейся по естественным причинам (убыль, утряска и т.п.);
• халатности со стороны работников торговой точки;
• сговор сотрудников или иных лиц, целенаправленно совершивших кражу или испортивших имущество магазина.

Окончательные выводы ревизии оформляются в ведомости по форме ИНВ-26.

После выяснения причины несоответствия фактическим учетным данным руководитель бизнеса или директор магазина может принять меры взыскания в отношении виновника: назначить ему штраф или вычесть из заработной платы средства на покрытие убытков. По завершению инвентаризации все члены ревизионной комиссии подписывают соответствующий акт. Также свои подписи в документе проставляют директор магазина, главный бухгалтер и работники, ответственные за движение проверяемых товаров.

Состав комиссии по инвентаризации

Инвентаризацию проводит специальная комиссия. При ее подборе и выполнении проверки необходимо руководствовать несколькими требованиями:

• в составе допускается наличие двух и более человек;
• в качестве членов комиссии недопустимо привлекать материально ответственных лиц, чтобы исключить возможность манипулирования результатами проверки;
• во время процедуры обязательно присутствие материально ответственных сотрудников, которые могут на месте дать пояснения в связи с особенностями деятельности, выявленными нарушениями, а также помочь в поиске товаров на складе, в магазине;
• в состав комиссии обязательно входят бухгалтер или сам руководитель бизнеса (при условии, что в штатном расписании не предусмотрено должности бухгалтера), для этого оформляется отдельный приказ по форме ИНВ-22.

Инвентаризация своими силами или заказать услугу у сторонней компании?

Когда назревает вопрос о проведении ревизии, собственники бизнеса вынуждены решить, кто будет заниматься проверкой. Сделать это можно и самостоятельно, и оформив договор со специализированной компанией. Оба варианта допустимы, у каждого из них есть определенные преимущества и недостатки.

Ревизия розничного магазина собственными силами

Преимущества:

• Сотрудники хорошо ориентируются в пространстве склада или магазина, знают товар, места его расположения, особенности работы торговой точки. Благодаря этому все работы проходят быстрее.
• Есть возможность выбрать удобное время для проверки, не подстраиваться под сотрудников сторонней организации, когда им будет удобнее. Так удастся выбрать промежутки, когда меньше всего покупателей, и максимально сократить издержки.

Недостатки:

• Из-за привлечения собственных сотрудников не удастся обеспечить беспристрастность и объективность проверки.
• Зачастую собственный персонал проводит ревизию не так тщательно, воспринимая ее как простую формальность. В результате подготавливаются подложные документы, и при необходимости сложно будет найти ошибку.
• Из-за отсутствия квалификации, знаний, специализированного оборудования результаты аудита могут не соответствовать реальному положению дел.

Проведение инвентаризации товаров в магазине профессионалами

Преимущества:

• Объективность и беспристрастность сотрудников, поэтому собственник бизнеса, руководитель организации получает достоверные сведения об итогах проверки.
• Оперативность выполнения предусмотренных процедур. Это обеспечивается благодаря нескольким факторам: большому опыт специалистов, наличию специфических знаний и применению специализированного оборудования (торговых планшетов, терминалов сбора данных и т.п.).
• Быстрая и грамотная подготовка всего перечня предусмотренных документов, исключая ошибки и любые неточности. 

Недостатки: 

• Закрывать торговую точку придется в то время, которое удобно проверяющим. В ряде случаев есть возможность договориться о проверке в ночные часы, однако за это может быть предусмотрена доплата.
• Торговым организациям, реализующим специфические технические изделия или оборудование, сложнее найти проверяющих. Как правило, услуги таких компаний стоят недешево.

Заказать услугу инвентаризации товаров в магазине

Руководители магазинов, взвесив все за и против, часто приходят к выводу, что для выполнения ревизии лучше обратиться в специальную фирму. Специалисты компании Штрих-М имеют большой опыт в проверке розничных торговых предприятий любых размеров. В арсенале компании имеется все необходимое профессиональное оборудование, мобильные аппараты сбора данных, программное обеспечение, которые необходимы для оперативной и информативной инвентаризации. Также у нас Вы можете купить все, что необходимо для самостоятельной ревизии.

У Вас остались вопросы о ревизии магазина? Оставьте заявку и наши специалисты вас проконсультируют!

Мы перезвоним вам