У Вас остались вопросы об инвентаризации на складе? Оставьте заявку и наши специалисты вас проконсультируют!
Инвентаризация на складе
20 июня 2022 11:00
Инвентаризация хранящихся на складе товаров представляет собой проверку, в рамках которой устанавливается соответствие между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и данными в учетных документах. Благодаря выполнению подобных мероприятий удается своевременно установить излишки, выявить кражи или иные злоупотребления со стороны персонала.
- Когда и для чего проводят инвентаризацию ТМЦ
- Виды складской инвентаризации
- Периодичность инвентаризации на складе
- Документация, необходимая для проведения мероприятия
- Состав инвентаризационной комиссии
- Порядок проведения инвентаризации
- Ручной или автоматизированный учёт?
- Как провести эффективную автоматизированную инвентаризацию
Когда и для чего проводят инвентаризацию ТМЦ
Для отчетности проверка имущества бывает плановой, то есть проводится раз в году по заранее утвержденному графику, или внеплановой – ее выполняют по решению руководителя или контролирующих органов, если для инвентаризации существуют причины.
Перечень обстоятельств, при наличии которых выполняется обязательная инвентаризация склада, указан в Федеральном законе № 402-ФЗ от 2011 года. В этот список входят:
- смена руководящего состава организации, продажа бизнеса или передача функций управления другому юридическому лицу;
- увольнение более чем 50% персонала;
- изменение организационно-правовой формы компании;
- выявление фактов порчи, хищения, неправомерного использования имущества;
- утрата товаров полностью или частично из-за чрезвычайной ситуации.
Виды инвентаризации на складе
Процедура ревизии может проводиться по-разному. Это зависит от метода проверки, ее целей, объема мероприятий. Существует несколько критериев классификации.Если за основу брать объем инвентаризации, то она может быть:
- Полная – выполняют для подготовки годового отчета, в рамках аудита, в хранилищах с небольшой номенклатурой. Проверка должна охватывать все товарно-материальные ценности (ТМЦ). Проводится по всем статьям баланса. В том числе, относится к имуществу, которое арендуется или сдается в аренду.
- Частичная – она проводится по различным основаниям. В ее рамках оценивают фактическое наличие остатков отдельной продукции или товарных групп, денежные или основные средства и т.п.
- Сплошной. Выполняется на всей территории, в ней должны участвовать все лица, несущие материальную ответственность.
- Выборочной. Ее проводят на крупном складе с большим объемом запасов в межревизионные периоды. Выборочная инвентаризация выполняется только в отдельных помещениях или в отношении конкретных материально ответственных лиц. Ее назначают либо по объективной причине, либо для профилактики.
- Плановой – ее проводят по ранее составленному графику.
- Внеплановой – назначается для подтверждения или опровержения недостачи, излишков, а также в случаях, предусмотренным законом.
- Повторной – выполняется, если у руководителей возникают сомнения в полноте/достоверности сведений, полученных в ходе ранее сделанного аудита.
- Контрольной – ее назначают сразу после инвентаризации для того, чтобы проверить качество работы членов комиссии ревизии.
Периодичность проведения инвентаризации ТМЦ на складе
Полная проверка имущества осуществляется не реже одного раза в год. Оптимальный срок ее проведения – в промежутке между началом октября и последними днями декабря, то есть в тот период, когда идет подготовка годового бухгалтерского отчета. Если бухгалтерский отчет составлен без учета данных об аудите, ФНС имеет право назначить штраф руководителю или главному бухгалтеру организации. Размер штрафа в 2021 году – 10 000 рублей.Список документов, необходимых для ревизии
- Приказ руководителя предприятия по форме ИНВ-22. В данном приказе следует указать этапы и операции, необходимые в ходе проверки. Если аудит на складе проводится в крупной компании, то допускается подготовка нескольких приказов по разным видам складских запасов или для нескольких помещений склада.
- Опись инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-3. Ее подготавливают в двух экземплярах. Основное назначение документа – зафиксировать итоги ревизии (результаты подсчета). Хранят опись работники, в отношении которых проводилась проверка, и в бухгалтерии.
- Акт по форме ИНВ-4. Его оформляют в том случае, если имеется неоплаченная продукция. К таким товарам применяется особая процедура перехода прав владения. В акте их отмечают следующим образом: денежные средства не поступили из-за просроченной оплаты, или дата внесения платежа от контрагента еще не наступила.
- Опись ТМЦ по форме ИНВ-5. В документе приводится перечень всех запасов, бланк передается на хранение ответственному сотруднику. К документу прикладывается расписка, куда вносят перечень позиций, подлежащих списанию или использованию. Если есть несоответствия со сведениями из бухгалтерского учета, то дополнительно оформляется ведомость по форме ИНВ-19.
- Акт продукции по форме ИНВ-6. Необходим для отражения позиций, которые не поступили на склад из-за особенностей транспортировки. Их обозначают с особыми пометками в ревизионной ведомости.
Состав инвентаризационной комиссии
В ходе проверки все действия по пересчету осуществляются в присутствии должностного лица, ответственного за хранение. Однако в группу проверяющих он не входит. Это регламентируется отдельным приказом, который выпускается руководством.Если компания небольших размеров, то комиссию для ревизии должны составлять не менее трех человек. Для крупных организаций численность проверяющих увеличивается до шести и более лиц.
Обычно для инвентаризации на складе нужен:
- главный бухгалтер или его заместитель;
- генеральный директор (директор) или его зам;
- руководитель отдела (департамента);
- представитель логистической службы;
- сотрудники службы безопасности или охраны;
- представитель профсоюза.
Чтобы провести проверку имущества на складе, потребуется создать все условия для качественного и объективного подсчета остатков. Для осуществления такой работы необходимо использовать специальный инвентарь для взвешивания и пересчета, средства транспортировки и погрузки.
В случае, когда членов комиссии меньше, чем установлено регламентами, полученные в ходе проверки данные признаются недействительными.
Этапы проведения инвентаризации склада организации
- Подготовка. Руководитель составляет приказ по форме ИНВ, указывая в нем причины осуществления ревизии, сроки ее начала и завершения, товарно-материальные ценности, подлежащие пересчету. В документ дополнительно вносят сведения обо всех членах ревизионной комиссии. Если аудит проводится на крупном складе, то комиссия имеет право заранее распределить операции между работниками.
- Проверка имущества. Подсчет фактических остатков товаров в наличии и заносит точное количество единиц каждого наименования в инвентаризационную опись. На свое усмотрение члены комиссии могут вскрывать отдельные упаковки, проводить взвешивание, сверять сроки годности, вести учет испорченных продуктов. Как только пересчет будет завершен, фактическое количество складских остатков вносят в опись. Ее подписывает каждый член комиссии.
- Сверка результатов ревизии на складе. Инвентаризационную опись передают в бухгалтерию предприятия, где специалисты сверяют фактические показатели с данными в учетных документах. По итогам сверки формируется акт, куда заносят результаты инвентаризации и основания для списания продукции. Дополнительно сотрудники бухгалтерии подготавливают отчеты по оприходованным позициям, которые по факту отсутствуют на складе.
- Оформление выводов. Составляется ведомость учета результатов проверки комиссии, руководитель организации выпускает приказ, утверждающий итоги. На основании данного документа принимаются меры взыскания к материально ответственным работникам, подготавливаются решения по изменению подходов к ведению бухгалтерского учета и использованию бухгалтерских приложений. Запись о проведении ревизии обязательно заносится в журнал учета контроля инвентаризации.
- опись (ИНВ-3);
- документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
- акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
- сличительная ведомость (ИНВ-19).
Ручная или автоматизированная инвентаризация товаров?
Ручная ревизия – достаточно трудоемкий и длительный процесс. На время проверки непременно нужно полностью останавливать работу склада или его отдельных подразделений. Немалое значение здесь имеет человеческий фактор, поскольку из-за малейшей неточности в работе проверяющего результат будет скомпрометирован.Автоматическая инвентаризация – это более совершенная процедура, выполняемая с использованием специализированного оборудования – терминала сбора данных. Это позволяет выполнять все операции с максимальной оперативностью, исключить возникновение ошибок. Немаловажный нюанс заключается в том, что пропадает необходимость останавливать работу склада. Результаты проверки содержат объективную информацию о складских запасах, возможность ее искажения и подтасовки сведена к нулю.
Таблица сравнения ручной ревизии на складе и автоматизированной инвентаризации
| Ручная | Автоматизированная | |
| Оптимальная для каких хранилищ |
С небольшой номенклатурой на складе |
Применяется на крупных и средних хранилищах, где используются адресные системы хранения. |
| Влияние на рабочие процессы | Во время работы нужно подключать много сотрудников, из-за чего работа на складе останавливается на неопределенное время. | Исключаются простои из-за учета и сверки результатов. |
| Как влияет человеческий фактор | Высокий риск получения необъективных результатов – на итогах проверки может сказаться усталость, невнимательность, низкая подготовка сотрудников, а также их заинтересованность в подтасовке результатов. | Итоги ревизии беспристрастные, поскольку персонал не влияет на ход процедуры и подсчеты результатов. |
| Сложности |
Ревизия может затянуться по времени, поскольку при увольнении материально ответственного лица есть риск утраты данных. |
Возможно выявление фактов недостачи или расхождения в данных из-за того, что перемещения ценностей не фиксировались своевременно. |
| Порядок проведения |
|
|
Этапы внедрения автоматизированных решений для инвентаризации склада
- Создание базы данных. В нее заносят все имущество.
- Нанесение маркировки. На каждую товарную единицу наклеивают ярлык со штрих-кодом.
- Сканирование маркировки. Информацию со штрих-кода считывают при помощи сканера, полученные данные обрабатываются и сохраняются в базе данных.
- Фиксация результатов. Совпадения между полученными сведениями и информацией, ранее занесенной в базу данных, фиксируются.
- Заключительный этап. Перенос полученных сведений в электронную систему, откуда их можно извлечь для последующего анализа и обработки.
Преимуществами автоматизированной инвентаризации являются
- Двукратное сокращение времени на все операции.
- Отсутствует необходимость в закрытии или остановке на складе предприятия.
- Исключается влияние «человеческого фактора».
- Окупаемость затрат на внедрение автоматизированных решений – до двух лет.
- Обеспечивается объективность, достоверность и полнота результатов проверки имущества.
Что не допускается делать в ходе ревизии на складе с продукцией
- Смешивать позиции, менять места хранения товаров.
- Отпускать продукцию и расходные материалы в производственные цеха. Исключение составляют ситуации, когда данные операции одобрены письменным распоряжением руководителя.
- Пропускать на территорию склада сотрудников, руководителя отдела без сопровождения членами комиссии. Правило действует в отношении ревизий, с длительным временем выполнения.
Типы складов и инвентаризация
В логистике принято классифицировать складские помещения и комплексы, разделяя на четыре основных вида, обозначаемых первыми буквами латинского алфавита, от А до D. Дополнительно выделяют два промежуточных подтипа А+ и В+, отличающихся от основных категорий лишь размерами помещений. Поэтому имеет смысл рассматривать проведение инвентаризации только по основным категориям.
Инвентаризация проводится двумя способами.
- Вручную. Процедура требует минимальных расходов, но забирает немало времени и сил. Кроме того, при пересчёте не исключены ошибки, причём даже не по злому умыслу, а по невнимательности или неопытности исполнителей.
- С автоматизацией. Подсчёт запасов ведётся при помощи специального сканера, считывающего информацию с этикеток. Инвентаризация проводится очень быстро и при этом безошибочно, а результат невозможно сфальсифицировать.
Ручная инвентаризация, как правило, выполняется на небольшом складе, характеристики которого соответствуют классам С или D. На хранении там находится малое количество материальных ценностей, площадь невелика, а на территории находится всего одно или два складских здания. Однако из-за того, что к выполнению проверки привлекают почти всех сотрудников, которые и являются членами комиссии, существенно возрастает риск ошибки и даже прямой фальсификации результата. К тому же ради аудита приходится полностью останавливать работу склада.
На крупных комплексах классов А или В проверки проводят исключительно с использованием специальной техники. На территории обычно располагается несколько отдельных объектов, с большой суммарной площадью. Большое количество материальных ценностей требует применения программных средств, существенно ускоряющих и облегчающих процедуру пересчёта. При этом нет необходимости останавливать работу, склад функционирует в обычном режиме. Доступ сотрудников к базе данных ограничен, поэтому вероятность подделки данных исключена.
Оптимальный вариант для складов класса С или D – полная проверка имущества. Небольшое количество товаров позволяет провести её быстро и делает бессмысленным частичный пересчёт.
На складе классов А или В возможна как полная, так и частичная ревизия, однако тут есть нюансы. Частичные проверки должны проводиться часто, так как это оптимальный способ контролировать работу сотрудников, документацию, кассу и сохранность товаров.
Как провести эффективную инвентаризацию на складе
Внедрение системы автоматического аудита требует довольно серьёзных расходов, и это обстоятельство нередко тормозит процесс. Выгоды прогрессивного подхода, как правило, перевешивают, но минимизировать затраты поможет знание некоторых нюансов процесса.
Маркировка продукции
Чтобы сделать товарную единицу доступной для автоматизированного учёта, необходимо её снабдить соответствующей маркировкой. Наиболее распространённым способом является нанесение кодов – информации о продукции, зашифрованной в виде чёрных и белых полос разной толщины. Штриховое кодирование считывается практически всеми сканирующими устройствами. При этом большинство производителей сами наносят коды на упаковку. Если кодирование отсутствует, напечатать этикетку сегодня можно прямо на складе. Чтобы внедрить систему штрихового кодирования, понадобится набор маркировочного и считывающего оборудования, а также программное обеспечение к нему.
Терминал сбора данных для инвентаризации на складе
Это устройство сокращённо называют ТСД, и оно представляет собой миниатюрный компьютер, снабженный маленьким экраном и клавиатурой, а также блоком считывания меток. Как правило, с ним работает мерчандайзер. ТСД используют многие торговые предприятия, от крупных супермаркетов и складских комплексов до небольших розничных магазинов. Широкий ассортимент устройств с разными параметрами позволяет каждому предприятию выбрать подходящую модель.
- Базовый вариант, как правило, предназначен для работы в помещении магазина. У него отсутствует беспроводное подключение к информационной сети, а вся информация хранится на съёмном носителе. Периодически необходимо выгружать файлы в компьютер при помощи специальной коммуникационной подставки.
- Устройство более высокого класса называют карманным персональным компьютером. В нём уже предусмотрена беспроводная связь и возможность синхронизации с базами данных, разработанных для работы на складе.
|
|
Может быть интересно:
- Комментарии
Загрузка комментариев...