Автоматизация склада

• Когда нужна автоматизация склада?
• Почему нужна автоматизация склада?
• Какие преимущества позволяет получить внедрение системы автоматизации складской деятельности?
• Какие процессы можно автоматизировать?
• Актуальность автоматизации
• Процесс автоматизации работы склада
• Виды систем для автоматизации складских операций

Когда нужна автоматизация склада?

Перед тем как будет проведена автоматизация работы склада, требуется четкое понимание иерархии процессов, которые будут на нем проводится, первоначальные данные про товары, а также подготовка сотрудников к новшествам. В этой связи нужно глубоко проанализировать все процессы, которые уже существуют, связанные со складированием и перемещением грузов.

Склад представляет собой жесткую структуру, чтобы она обеспечивала высокую производительность и эффективность работы, нужно четко определить такие моменты:

• количество товара;

• траектории перемещения продукции;

• количество стеллажей;

• разделение территории на рабочие зоны.

Автоматизировать склад нужно только после проведения данных манипуляций, потому что, если не определить складские зоны, не наладить процесс, который начинается приемом товара и заканчивается отгрузкой, некоторые функции будут невостребованными или неэффективными. Также нужно учитывать, что автоматизация складских процессов – длительный процесс, поэтому ее повторное проведение может привести к высоким необоснованным затратам.

Автоматизация управления складом готовой продукции позволяет упростить контроль за перемещением товаров. Если склад автоматизирован, можно легко узнать количество каждого артикула, произвести подсчет остатков, составить план закупки. Особенно необходима автоматизация склада при росте объемов поставок или расширении ассортимента продукции.

Складская деятельность включает в себя выполнение ряда функций:

• Накопление готовой продукции в требуемом объеме.

• Безопасное хранение товара.

• Ускорение работ по погрузке и разгрузке.

• Рациональное использование территории склада.

• Доставку продукции покупателям.

• Подготовительные работы с сырьем к его применению в производстве.

• Использование отходов, переработка их.

• Ведение учета товара на складе (поступление, расход), оформление соответствующей документации.

Когда компания развивается, объемы товарооборота увеличиваются, поэтому складская деятельность должна организовываться так, чтобы максимально быстро заказы принимались, обрабатывались и выполнялись. Требуется налаживание работы с клиентами и гарантия быстрого передвижения товара по территории склада, его погрузка и отгрузка. В некоторых компаниях складская деятельность включает также решение других задач.

Почему нужна автоматизация склада?

Неавтоматизированная складская деятельность рано или поздно столкнется с рядом сложностей.

Медленная обработка заказов

Установка программного обеспечения обеспечивает учет всех остатков товара, которые хранятся на складе, позволяет ставить задачи для сотрудников, производить расчеты и контролировать время на выполнение конкретной задачи. Задача, которую нужно выполнить, поступает на устройство сотрудников, которые на данный момент времени свободны, после чего они сразу же начинают ее выполнять.

Если же задачи будут ставить и отправлять люди, затраты времени на данную деятельность будут значительно больше. К тому же на складах одновременно может находится огромное количество продукции, которая отличается только цветом, несколькими миллиметрами по длине или ширине, одной цифрой в артикуле и другими моментами, в которых легко допустить ошибку при постановке задачи.

Если компания крупная, складская деятельность ежедневно связана с постановкой огромного количества задач, поэтому любое промедление может стать причиной задержки отгрузки заказов, простоев, что ведет к убыточной деятельности и потере клиентов. Для многих заказчиков неприемлемо длительное ожидание сбора их заказа в течение нескольких дней, особенно если конкуренты предлагают отгрузку товара в день заказа.

Незаменимый персонал, который знает размещение всех товаров на складе

Неавтоматические склады имеют такой ценный ресурс, как сотрудники, которые знают, в какой зоне расположен каждый товар. Эти люди являются настоящими профи в своей деятельности, знают, где находится каждая полка с определенным товаром, сколько их в наличии. Но если по какой-либо причине (болезнь, увольнение и др.) такой сотрудник не придет на работу, другие работники склада не будут знать, что делать. Чтобы найти требуемый товар, потребуется значительно больше времени, а процесс обучения нового сотрудника, который заменит специалиста, займет длительный период.

Автоматизированная складская система позволяет решить проблему опытных и незаменимых сотрудников максимально эффективно. Вся информация о нахождении товаров на складе будет в специальной программе. Чтобы найти товар, нужно иметь минимальные навыки работы с компьютерной техникой и пройти курс обучения по работе с терминалом, на что не требуется много времени.

Вероятность ошибки из-за человеческого фактора

При управлении работой складом человеком, а не программой, возрастает риск нарушения правил товарного соседства, потому что продукция размещается так, чтобы было удобнее собирать заказ. Когда четкая схема расположения товара отсутствует, даже у руководства склада возникают сложности с поиском.

Если человек, который придумал схему расположения товара, работает на складе, деятельность более-менее эффективная, но если он отсутствует, существует вероятность отгрузки продукции другого цвета или размера, особенно если эти параметры незначительно отличаются.

Складская автоматизация нивелирует данный риск. Все товары, которые есть на складе, имеют специальные штрих-коды, которые считают с помощью сканеров. Размещение товара на полках стеллажей осуществляется по артикулам, поэтому, узнав номер полки и стеллажа, которые отражает терминал сотрудника, можно легко найти требуемый товар.

Остатки и просрочки повышают издержки

Сотрудники склада должны сами контролировать сроки хранения товаров с коротким сроком годности, ориентируясь на сопроводительные документы. Если продукции много, а ее не успели продать или забыли о ней, вероятность просрочки сильно возрастает. И чем больше склад, тем вероятнее возникновение данных издержек.

Автоматизированный склад – это наличие специальной программы, которая в автоматическом режиме осуществляет контроль остатков на складе, а также сроков хранения определенных групп товаром. Поэтому, когда граничный срок наступает, программа уведомляет, что продукция должна быть реализована как можно быстрее.

Какие преимущества позволяет получить внедрение системы автоматизации складской деятельности?

Автоматизация складских операций дает возможность решить перечисленные выше проблемы в организации работы склада. При внедрении данной системы компания сможет опережать конкурентов, которые не автоматизировали склад. Кроме этого, можно получить ряд других плюсов:

• быстрее и качественнее комплектовать заказы;

• система мгновенно отражает в системе товар, который был принят на склад от поставщиков;

• принимать возвраты товара от клиентов, видеть причины этого;

• оптимизировать размещение товара на складе, потому что он расставляется правильно, ориентируясь на вес, габариты, востребованность и другие критерии.

Автоматизированная система управления складом улучшает практически все процессы бизнеса: упаковку и распаковку, загрузку на паллеты, движение между зонами, взвешивание, проверку качества и сроков годности.

Простой пример. Несколько покупателей сделали заказ на замороженные овощи. В холодильниках данная продукция отсутствует, поэтому водители, которые на данный момент свободны, получили задачу взять данный товар со склада. Один из водителей сразу же начинает ее выполнение, что занимает несколько минут. Далее свободные упаковщики получают уведомление, что в холодильниках появились упаковки с замороженными овощами. Они комплектуют заказы и отправляют их клиентам, на что требуется максимум 15 минут.

Если в рассмотренном примере склад не был бы автоматизированными, времени потребовалось бы значительно больше: на нахождение свободных водителей, на выполнение поставленной задачи, на нахождение свободных упаковщиков, снова на выполнение задания, на контроль. Все это легло бы на плечи менеджера, а автоматизация складского учета выполняет данные задачи автоматически, учитывая время на выполнение каждой задачи. После завершения их на терминал старшего смены поступает отчет о проделанной работе каждым сотрудником.

Значительной экономии времени можно добиться, потому что не нужно искать руководителя, чтобы получить задания. Все, что требуется сделать, каждый сотрудник будет видеть на своем терминале. Контроль за ходом выполнения задачи начинается сразу же после начала ее выполнения. К тому же не требуется распечатывать накладные, чем достигается экономия на бумаге и краске для принтера.

Руководство организации в любой момент может получить данные по количеству остатков товара на складе (по полкам, на стеллажах, продукции, у которой заканчивается срок реализации). Также можно легко определить, где находится конкретный товар, посмотрев в программе номер полки, проход, ячейку.

Автоматизация складов помогает проводить непрерывную инвентаризацию товара, мониторя его остатки. В программе доступна видимость количества товара, а также внесение исправлений.

Какие процессы можно автоматизировать?

Цель данного процесса заключается в том, чтобы выявить задачи, которые повторяются и требуют значительных затрат времени на выполнение, или же часто случаются ошибки, когда решаются эти задачи. Таким образом, автоматизируют следующие складские операции с товаром:

• прием;

• отбор;

• возврат;

• сортировку;

• размещение;

• упаковку;

• инвентаризацию;

• отгрузку.

Это позволяет минимизировать ошибки сотрудников склада, мошеннические действия, простои, нежелание работать в требуемом темпе, завершение сроков годности, беспорядки на стеллажах.

Актуальность автоматизации

Внедрение системы автоматизации склада будет актуальным практически в любой компании, которая занимается торговой деятельностью. Но наиболее целесообразно ее использование компаниями, если:

• площадь складов более 1 000 м2;

• обработка сотен заказов каждый день;

• увеличение товарооборота в перспективе;

• работает больше 10 человек в пиковое время загрузки;

• более 500 артикулов товаров в ассортименте.

Автоматизация будет эффективной даже на небольших складах, потому что задачи будут выдаваться быстрее, сократиться потребность в работниках, контроль выполнения задач будет более эффективным.

Нецелесообразно автоматизировать складской учет только в тех случаях, когда организация небольшая, а на складе хранится до 100 позиций товаров. В таких случаях можно обойтись ручными способами. Однако, если компания планирует расширять свой склад и увеличивать ассортимент, лучше заранее автоматизировать складские операции.

Процесс автоматизации работы склада

Проект автоматизации склада включает последовательное прохождение следующих этапов:

1. Сбор данных. 

   Если склад неавтоматизированный, данные записываются вручную или повторно вводятся в базу или электронную таблицу. Данный способ нельзя назвать эффективным, потому что требует значительных затрат времени, к тому же высокая вероятность допустить ошибку, когда осуществляется прием товара. К примеру, когда приехал товар на склад, сотрудники осуществляют проверку каждой коробки или позиции на поддоне, производят запись или набирают код товара и количество, только после этого помещают его для хранения. Каждый раз при вводе сотрудником кода товара, суммы или других данных, присутствует человеческий фактор, что повышает риск ошибки занесения в базу данных ошибочных значений. Это может создать проблемы при дальнейших процессах передачи, сбора, упаковки и отправки заказа клиенту. Таким образом, компании грозят необоснованные расходы на возврат товара и потеря клиента, что негативно отражается на репутации компании. Если склад будет автоматизированным, человеческий фактор исключается, что практически предотвратит случаи неправильного перемещения товара: получение, хранение, передачу, выбор, упаковку, отправку.

2. Контроль складских запасов. 

   Результаты инвентаризации определяются качеством данных, которые были собраны. Комплексная автоматизация склада позволяет собирать данные максимально точно, чтобы на их основании вести учет запасов имеющихся товаров. Кроме этого, в режиме реального времени после выполнения любой складской операции данные про товары будут постоянно обновляться программой. К примеру, получая товар, при сканировании штрих-кодов сотрудниками склада автоматически осуществляется сбор данных. Другим сотрудником производится сканирование товара, чтобы его перемещать и хранить. Система управления складом WMS отслеживает все эти операции и действия, благодаря чему легко осуществить поиск позиции или узнать, сколько конкретного товара в наличии. Ввиду того, что мобильные терминалы фиксируют все перемещения товара и данные поступают в систему, когда продукция отгружается, можно узнать точное количество товара в наличии. Когда осуществляется отбор товара, он сканируется, а данные в режиме реального время снова поступают в систему, осуществляющую автоматическое управление складом. Менеджеры компании могут видеть точную информацию по остаткам конкретной позиции товара на складе, а имея эти данные, могут планировать дозаказ продукции, которой не хватает.

3. Внедрение систем WMS для управления складскими операциями.

   Она представляет собой программную платформу для ведения внутренней складской логистики. Обеспечивает ее автоматизацию, в режиме реального времени принимает решения, чтобы работа каждого сотрудника склада была максимально эффективной. С помощью WMS осуществляется контроль и отслеживание движения товара по складу. Программное обеспечение отличается высокой функциональностью и гибкостью. При разработке данной системы учитывали, что значительный объем рабочего времени (до 60 %) сотрудники склада тратят на то, чтобы найти все позиции в заказе на складе. Это делает процесс приемки, размещения, пополнения и сборки заказом малоэффективным. Специальное программное обеспечение позволит упростить выполнение трудоемких задач, оптимизирует траекторию движения сотрудников и техники по территории склада, исключит ненужные действия, минимизирует время выполнения конкретной задачи. Таким образом, сократятся затраты, повыситься производительность и эффективность складских операций.

   Система WMS включает в себя не только программное обеспечение, но оборудование для автоматизации склада (сканеры, принтеры-штрих-кодов, портативные приборы для работников склада и др.). Перед внедрением данной системы необходимо подобрать соответствующую платформу. Независимо от того, какой тип системы управления складскими операциями будет выбран, сначала требуется подробное проектирование его внедрения. Когда новая система будет тестироваться и интегрироваться, необходима полная мощность работы склада. В ходе этого процесса сотрудники склада смогут изучить работу новой системы.

Виды систем для автоматизации складских операций

Если нужна автоматизированная система хранения, нужно детально изучить работу своей базы, определить наиболее уязвимые места, из-за которых деятельность всего предприятия замедляется. Только после этого можно сделать выбор программного обеспечения и оборудования, чтобы усовершенствовать складскую деятельность. При этом важно определить количество ресурсов, которые доступны, и составить техническое задание, на основании которого разработчики будут создавать программное обеспечение. Если бюджет ограничен, целесообразно использовать отечественное или бесплатное ПО.

Условно все существующие системы WMS можно разделить на такие категории:

• «Коробочные». 

Это набор заданного функционала, который можно использовать сразу же после установки. Система отличается достаточно широким набором опций, к тому же возможно их расширение. Часто именно такой вариант будет оптимальным решением, потому что можно сразу получить готовый продукт для решения большинства проблем складской деятельности, а не ждать, показа закончится разработка сложного проекта. В свою очередь данный вид WMS может быть простым, средним и сложным.

• Адаптируемые. 

Данный тип WMS пользуется широко распространен во всем мире. Это решение может использоваться средними и крупными, где четко отлажены организационные процессы. Здесь настройки проводятся с использованием стандартных модулей. Недостатком системы является то, что индивидуальные модули под конкретный объект создать нельзя, а вот для типового бизнеса данный вариант является оптимальным.

• Заказные. 

Проект ПО разрабатывается для комплексов складов, где бизнес-процессы характеризуются сложной иерархией. Здесь настройки максимально тонкие, возможно наличие вложенных подсистем, которые индивидуальные для конкретного подразделения или филиала организации.

Таким образом, автоматизация склада на базе товаров требуется практически любому предприятию. Специальное оборудование и программное обеспечение обеспечит эффективный контроль наличия товара, сократит потребность в документах на бумажных носителях, сведет у минимум ошибки из-за человеческого фактора. Задачи можно ставить сотрудникам склада удаленно, а также осуществлять контроль того, насколько точно и вовремя они выполняются.