Что такое ОФД и зачем он нужен

• ОФД – что это и чем занимается?
• Какую информацию ОФД онлайн передает в налоговую?
• Зачем нужен фискальный накопитель?
• Алгоритм попадания чеков в базу ИФНС
• Зачем нужен личный кабинет ОФД
• Кому не нужно подключаться к ОФД
• Как строится работа с ОФД?
• Как правильно выбрать оператора фискальных данных?
• Какой он – правильный ОФД?
• Заключение договора с оператором
• Санкции за нарушение положений ФЗ-54 о передаче ФД

ОФД – что это и чем занимается?

Роль ОФД может выполнять только аккредитованная в ИФНС организация. Она обеспечивает передачу информации с ККТ в налоговую инспекцию. Это и есть фискальные данные – кассовые чеки ОФД с детализацией продаж и отчеты.

К функциям оператора фискальных данных относят:

• Кодировку и расшифровку информации с ККТ;

• Моментальную ее передачу в налоговую службу;

• Проверку корректности сведений во избежание нарушений;

• Обеспечение их сохранности и конфиденциальности;

• Соблюдение последовательности по номерам чеков, датам и времени их пробития;

• Хранение переданных сведений в течение 5 лет;

• Предоставление переданных данных по запросу налогоплательщика или ФНС;

• Обеспечение своевременности попадания фискальной информации в налоговую базу;

• Помощь в отслеживании доходов налогоплательщиков.

Оператор передает все сведения через интернет. От его стабильности зависит, попадут ли чеки в базу вовремя. При качественном интернет-соединении отправка чеков производится сразу после их пробития. При неполадках на линии – в течение 30 дней после закрытия смены.

Посредничество между налогоплательщиком и ФНС, которое взяли на себя ОФД, необходимо для обеспечения устойчивой коммуникации, объективного и оперативного сбора сведений. Сами предприниматели не обладают технологическими возможностями по передаче вышеуказанных фискальных сведений напрямую в базу ФНС.

Какую информацию ОФД онлайн передает в налоговую?

Перечень информации, передаваемой с ККТ в ИФНС, не ограничивается данными о продажах. Полный объем выглядит следующим образом:

• Сведения о платежных операциях: сумма поступивших денежных средств, ставка и размер НДС;

• Отчет о самой онлайн-кассе – отправляется в ФНС сразу после заключения договора с ОФД;

• Сведения об обновлении фискального накопителя (ФН);

• Отчет о текущем состоянии ФН, переданных и не переданных сведений;

• Открытие и закрытие кассовой смены;

• Уведомление о закрытии ФН.

Полный перечень ОФД, аккредитованных налоговой инспекцией, размещен на ее официальном сайте. С одним из них предпринимателю нужно заключить договор. Оператор содействует оперативному и правильному составлению налоговой отчетности и обеспечивает комфортную работу с маркированной продукции без привлечения дополнительных сервисов.

Зачем нужен фискальный накопитель?

Сведения о розничных операциях налогоплательщиков поступают в налоговую инспекцию в зашифрованном виде. Функции кодировки выполняет встроенный в ККТ чип – ФН. Он не только шифрует информацию, но также хранит и передает ее оператору. Изменить ее после попадания в накопитель невозможно, то есть, после того как чек закрыт, возможны только сторнирующие операции. Снабженную таким накопителем кассу принято называть ККТ ОФД.

В каждом чеке обязательно присутствует номер ФН. Без него чек считается недействительным – он не соответствует требованиям ФЗ-54. ККТ используется в течение всего срока деятельности торговой точки, а ФН работает не более 13 месяцев, после чего подлежит замене. Можно установить также накопитель на 15, 18 или 36 месяцев. Срок зависит от применяемого режима налогообложения и вида предпринимательской деятельности.

Сориентироваться по сроку действия фискальных накопителей можно на официальном сайте ИФНС, где размещен их реестр, или непосредственно у оператора при заключении  договора. По окончании срока действия накопитель меняют на новый, а отработавший не выбрасывают. Его нужно хранить не менее 5 лет.

Алгоритм попадания чеков в базу ИФНС

Здесь все просто:

• Чек пробивается на кассе ОФД;

• ФН фиксирует продажу и шифрует информацию о ней;

• Накопитель «разрешает» печать чека с фискальным признаком;

• Зашифрованные сведения передаются на сервер ОФД через интернет;

• ОФД принимает и проверяет чек, подтверждает получение и формирует отчет для ФНС.

При потере связи с сервером (отключение интернета, электроэнергии, авария) данные накапливаются в ФН и передаются в ОФД при возобновлении связи.

Чек должен попасть в базу ФНС в течение 30 дней после его пробития. При нарушении этого срока ККТ автоматически блокируется, работа торговой точки останавливается, на ее руководителя накладывается штраф.

Зачем нужен личный кабинет ОФД

У каждой торговой точки (предпринимателя), заключившей договор с ОФД, на его сайте есть свой личный кабинет. В нем можно отслеживать корректность и полноту переданных сведений. При обнаружении ошибок можно вовремя подать корректировку и избежать лишних проверок и штрафов.

В личном кабинете (ЛК) любого оператора фискальных данных доступны следующие опции:

• Контроль за выручкой. В ЛК видна как общая дневная выручка, так и по каждой кассе и смене в отдельности, если их несколько.

• Ранжирование касс по разным торговым точкам, группам, видам деятельности и т.д.

• Отслеживание срока действия ФН, что позволяет избежать внезапной блокировки ККТ.

• Статистика по всем торговым точкам, принадлежащим одному пользователю и обслуживаемым одним оператором.

• Составление отчетности. Данные по выручке, переданные в ФНС доступны к скачиванию в XLS-формате, что позволяет сортировать их по кассам, точкам продаж, отделам и использовать для формирования налоговых и бухгалтерских отчетов.

• Работа с маркировкой. В ЛК видны данные по действительности товарных кодов, отсюда можно скачивать сведения о продажах конкретного артикула или группы товаров.

Личный кабинет в ОФД упрощает обмен информацией с ИФНС, делает его прозрачным и обладает рядом полезных дополнительных опций. Им удобно пользоваться, особенно при необходимости подтвердить или опровергнуть передачу данных и их актуальность.

Кому не нужно подключаться к ОФД

Подключаться к ОФД обязаны все торговые точки, принимающие оплату от физических лиц посредством онлайн-касс. Но, в ФЗ-54 предусмотрен ряд исключений, позволяющих пробивать ЧК по старинке – без его отправки в налоговую.

Торговые точки, расположенные:

• В местах, не входящих в зону покрытия интернет-провайдеров;

• В воинских частях и близрасположенных населенных пунктах;

• На объектах ФСБ, службы внешней разведки, ФСО;

• В населенных пунктах с населением до 10 000.

В этих случаях задействуется касса с фискальным накопителем, не подключенная к интернет-сети, - она работает автономно. Данные накапливаются в ФН и передаются в ИФНС только по истечении его срока – при замене на новый.

Как строится работа с ОФД?

Сотрудничество с оператором начинается с заключения договора с ним. Этому предшествует выбор ОФД. Для каждого региона он свой. В Москве и Московской области, например, по данным сайта ФНС, действует 16 аккредитованных операторов. В ряде регионов – только один.

Для подписания договора и дальнейшего взаимодействия понадобится усиленная ЭЦП. Без нее работать в соответствии с актуальными требованиями ФЗ-54 не получится. Получить ее можно только в ФНС или у аккредитованных ею доверенных лиц. Личная подпись физлица не подойдет. УЭЦП должна быть выпущена на имя руководителя или ИП.

Договор заключается один раз, а ЭЦП обновляется ежегодно. Просроченной электронной подписью нельзя подтверждать отправку и прием сведений. На период оформления новой обмен данными приостанавливается – они накапливаются в ФН и будут переданы в налоговую сразу после активации новой электронной подписи. Отслеживать срок действия ЭЦП можно также в личном кабинете ОФД.

Как правильно выбрать оператора фискальных данных?

Принимать сведения о продажах и передавать их в ФНС вправе только аккредитованные операторы. В каждом регионе они свои. Их полный перечень представлен на сайте налоговой инспекции.

Если приходится выбирать из нескольких операторов, рекомендуем обратить внимание на следующее:

• Работа напрямую с оператором без посредников.

• Сервис ОФД должен работать с любыми моделями ККТ и накопителей.

• Подключаемая к ОФД онлайн-касса должна легко активироваться без ручных настроек. Это позволяет избежать разночтений регистрационных данных и дублирования передаваемых сведений.

• Широкий выбор способов оплаты: через расчетный счет, банковской картой, электронными деньгами.

• Быстрая активация: сервис должен быть доступен сразу после оплаты услуг оператора.

• Взаимодействие с пользователем через личный кабинет на сайте ОФД без посещения нескольких инстанций.

• Выбор периода сотрудничества. Это не обязательно должен быть календарный год.

• Наличие дополнительных полезных сервисов, аннулирующих необходимость пользоваться сторонними платными услугами.

За несвоевременную передачу фискальных данных в ИФНС штраф получает компания, а не оператор, поэтому в качестве услуг последнего нужна 100%-ная уверенность. Выбрать надежного оператора, подобрать оборудование и наладить эффективное взаимодействие поможет компания «Штрих-М Северо-Запад».

Какой он – правильный ОФД?

Для заключения договора на услуги оператора фискальных данных ключевым моментом является аккредитация выбранной компании. Если она числится в официальном реестре ИФНС, то смело можно заключать договор, согласовав его условия.

Нередко услуги по передаче ФД продвигают компании и ИП, которых в этом реестре нет. Мотивировка у них проста: открылись недавно или слишком узкий круг пользователей, поэтому до реестра «не доросли». Проверить их порядочность и правомочность просто: вбейте название в поиск и почитайте отзывы в интернете, а также посмотрите, какая информация есть о ней в сервисах проверки контрагентов. Если что-то смущает, лучше найти другого оператора несмотря на изначально выгодное предложение. Если негатива и смущающих факторов нет, можно работать.

Критерии надежного ОФД

Помимо стажа работы, сведений в реестре и отзывов клиентов есть нюансы, позволяющие определить профессионализм и надежность оператора.

• Лицензия на оказание услуг оператора фискальных данных.

• Собственные или арендованные помещения под сервера, компьютеры, вспомогательное оборудование.

• Мощное оборудование и профессиональное программное обеспечение. Бесперебойная и моментальная передача данных требует серьезных мощностей, скромного по оснащению персонального компьютера для этого не достаточно.

• Максимальные параметры памяти. Хранить полученные и переданные сведения оператору нужно не менее 5 лет по каждому клиенту.

Все вышеперечисленное требует серьезных вложений. Контрагенты, заинтересованные в услугах ОФД, могут оценить эти критерии только по двум первым пунктам. Остальное скрыто от их глаз, приходится уточнять и верить на слово.

Заключение договора с оператором

Под услугами ОФД понимают передачу информации о продажах (чеках) сначала в базу самого оператора, затем в ФНС и обратно. Выдавать чеки покупателям можно только посредством зарегистрированной в ФНС контрольно-кассовой техники. Работать на ней можно сразу после подписания договора. Его оформление в письменном виде обязательно – нужно предоставить в налоговую инспекцию его копию.

Обычно договор заключается на год и продлевается по его истечении. В стандартном варианте он предусматривает следующие услуги:

• Регистрация личного кабинета и представление пользователю инструкций по работе с ним;

• Обеспечение актуальности сведений в нем и беспрепятственного доступа к ним;

• Получение от клиента сведений, их обработка, отправка в налоговую, перенаправление ответов и хранение;

• Аналитика продаж в целях налогообложения.

Стоимость услуг платформы ОФД зависит от стажа оператора, наличия у него лицензии, включения в реестр ИФНС и конкурентной среды. Их оказание требует серьезных материальных затрат, поэтому цена чисто символической быть не может. Типовой договор заключается на 1 год. Давно работающие операторы и крупные клиенты заключают его на несколько лет. Для мелких и начинающих ИП это ни к чему – удобнее продлять по истечении срока.

Санкции за нарушение положений ФЗ-54 о передаче ФД

Наложение штрафов за непередачу кассовых сведений в ИФНС через интернет, невыдачу чеков и прочие нарушении закона о ККТ находится в ведении налоговой службы. Для привлечения к ответственности нужны основания, подтвердить которые может только акт выездной налоговой проверки. Она может быть плановой или по жалобе покупателей или доброжелателей.

Размеры штрафных санкций для руководителя торговой точки и ее собственника различны.

Для должностного лица:

• За отсутствие кассового аппарата – 10 000 руб. (при условии, что точка принимает оплату наличными от физлиц);

• За повторное нарушение по наличию ККТ - дисквалификация через суд на 1-2 года.

• За несоответствие используемой ККТ актуальным требованиям закона – 1 500 - 3 000 руб.

• Несвоевременная передача данных в ФНС или их полная не передача – 1 500 – 3 000 руб.;

• Не предоставление чека клиенту – 2 000 руб. за каждый эпизод.

Штраф за непередачу или несвоевременное предоставление в налоговую фискальных сведений может быть спровоцирован и некачественной работой ОФД. Поэтому к выбору платформы нужно отнестись очень серьезно.

Для ООО и ИП:

• Отсутствие кассы – 30 000 руб.;

• Повторное нарушение (отсутствие ККТ) – приостановка деятельности до 90 дней;

• Несоответствие кассы требованиям ИФНС – 5 000 – 10 000 руб.;

• Не выдача чека – по 10 000 руб. за каждый случай.

Примечательно, что наказание руководителя и организации накладывается параллельно. Так что за каждое нарушение штрафы суммируются по каждому пункту. Для ООО и ИП их размер одинаков.

У Вас остались вопросы об ОФД? Оставьте заявку и наши специалисты вас проконсультируют!

Мы перезвоним вам

Может быть интересно:

• Онлайн-кассы в 2022 году - как выбрать, установить и зарегистрировать
• Что означают сокращения ФД, ЗН, ККТ, РН в кассовом чеке?
• Номенклатура товара в чеке для ИП с 2022 года