Работа с кассой: обучение, инструкция, важные моменты
При ведении бизнеса сегодня, согласно 54-ФЗ, обязательно должна использоваться контрольно-кассовая техника. Если предприниматель нарушает данное требование, ему грозят штрафы, также работа торговой точки может быть остановлена. В этой связи каждый кассир должен знать, как работает кассовый аппарат, соблюдать правила, в соответствии с которыми заполняются фискальные документы, освоить основы общения с потребителями услуг компании или покупателями. Возможно ли быстрое обучение работы на кассе?
- История появления ККТ и их использование сегодня
- Какие кассовые аппараты лучше использовать?
- Работа с кассовым аппаратом начинающим: основные принципы
- Основные обязанности руководства и ответственных сотрудников при работе с кассовым аппаратом
- Инструкция работы с кассовым аппаратом
- Особенности выдачи чека покупателю
- Проблемы в эксплуатации кассового оборудования
- Как избежать нарушений и штрафных санкций?
История появления ККТ и их использование сегодня
Первые механические аналоги кассовых аппаратов появились еще в 1875 году в Америке. Контрольно-кассовая техника представляла собой целую систему, на которой работает кассир, рассчитывая покупателей и отправляя им товары, используя специальные подвесные ящики. При этом кассовый аппарат – это главный элемент в составе общей системы ККТ.
Благодаря работе на кассовом аппарате был установлен жесткий контроль над кассирами, оптимизированы все процессы в торговой точке, как следствие, прибыльность универмага возросла практически на 30 %. Преимущества при использовании кассового аппарата (рост прибыли и препятствие мошенничеству со стороны сотрудников) обеспечили рост его популярности, но использовались контрольно-кассовые машины (ККМ) в начале только крупными торговыми сетями, потому что стоили очень дорого.
Прошло всего 10 лет и кассовые аппараты начал использовать не только крупный, но и средний бизнес всего Старого Света.
Что касается Российской империи, то здесь контрольно-кассовая техника начала применяться только перед Первой мировой войной. Настоящий бум приходится на НЭП, а потом на время перед Второй мировой войной, когда было построено более 40 универмагов по всей территории СССР. Из-за войны внедрение ККТ приостановилось в России, а вот на Западе ККТ стремительно развивались.
Нужно отметить совершенствование работы на кассовом аппарате: размеры техники уменьшались, пользоваться ими становилось проще. С 70-х годов прошлого века начали использовать электронную контрольно-кассовую технику.
На сегодняшний день для работы кассового аппарата используются интернет-технологии.
Какие кассовые аппараты лучше использовать?
Работа с ккм чаще всего осуществляется на аппаратах таких видов:
-
автономном аппарате;
-
«умном» терминале;
-
фискальном регистраторе (принтере для чеков).
Автономные аппараты представляют собой простые кассовые приборы, которые включают регистратор, интернет-модуль и печать чеков. Данная техника осуществляет отправку данных налоговой и выдачу чеков. Это решение является оптимальным при мелкой розничной торговле.
«Умный» терминал является сложным прибором, который имеет вид планшета с сенсорным экраном. Здесь установлено сложное ПО для формирования заказов, интегрирования с программой по учету товара, систематизирования и контроля работы сотрудников. Хорошее решение для сетевых розничных магазинов и общепита.
Фискальный регистратор только печатает чеки. Если же необходима именно работа кассы, данные аппараты подключаются к компьютеру. Это решение подходит для бизнеса, где необязательно использование кассовых аппаратов.
Работа с кассовым аппаратом начинающим: основные принципы
При работе с ККТ должны соблюдаться следующие правила:
-
К работе на контрольно-кассовой технике допускаются сотрудники, принявшие на себя материальную ответственность, о чем заключается соответствующий договор.
-
Перед тем как пользоваться кассой, требуется тщательное изучение инструкции по эксплуатации.
-
В конце каждого рабочего дня должно проводиться обнуление данных кассового аппарата и изъятие выручки.
-
Перед тем как начинать использовать ККМ, следует осуществить проверку всех настроек.
-
Данные должны вноситься в специальную книгу, где учитываются все кассовые операции.
-
Работать с кассовым аппаратом могут как кассиры и продавцы, так и сам предприниматель, управляющий или директор компании.
Основные обязанности руководства и ответственных сотрудников при работе с кассовым аппаратом
Руководство контролирует кассовые расчеты, правильность использования кассовых аппаратов и ведение учета операций по кассе ответственным персоналом. В его обязанности входит:
-
Обучение сотрудников правильному использованию кассового аппарата.
-
Программирование системы кассы.
-
Внесение данных в книгу учета, участие в ведении документов по кассе, их учете.
-
Фиксация начала работы с кассовым аппаратом.
-
Фиксация начала использования новой контрольной ленты.
-
Обеспечение расходных материалов, ведение их учета.
-
Учет расходных и приходных ордеров.
Кассир является материально-ответственным лицом. Если по кассе имеется недостача или нарушаются правила использования ККТ, данная проблема ложится на плечи ответственного сотрудника. Поэтому он должен хорошо знать, как работает касса, четко выполнять свои должностные обязанности:
-
Проведение денежных операций.
-
Участие в ведении документов по кассе, их учете.
-
Сохранность наличных денег в кассе.
-
Сверка суммы наличности в кассе.
-
Проведение кассовых расчетов, когда начинается и заканчивается рабочая смена.
Инструкция работы с кассовым аппаратом
На рабочем месте кассира должна обязательно быть пошаговая инструкция кассового аппарата. Это необходимо для того, чтобы выполнять ряд операций:
-
Провести проверку исправности ККМ перед началом работы.
-
Включить аппарат.
-
Осуществлять проверку ленты, на которой печатаются чеки, устанавливать новую, если она закончилась.
-
Провести регистрацию кассира, если это предусмотрено моделью аппарата.
-
Вывести отчетность за прошлую рабочую смену.
-
Пробить чек покупателю товара или услуги.
-
Перед перерывом осуществить проверку фактической суммы в сейфе и в памяти ККМ, осуществить внесение новых товарных позиций и другие действие, если это требуется.
-
Провести пересчет полученной за день выручки в конце смены, выполнить сравнение фактической суммы и показателей в памяти кассового аппарата.
Работа на кассе каждый день должна начинаться с проверки аппарата на предмет наличия повреждений на корпусе или проводов, требуемых пломб на устройстве (если имеются), надежности подключения к электросети и интернет-соединения. Требуется очищение прибора от загрязнений и пыли. Также нужно проверить, правильно ли установлена чековая лента. В инструкции к оборудованию четко указано, какое положение ленты является правильным.
После этого кассиром распечатывается отчетность за предыдущую смену. При наличии в отчете сумм, не было проведено обнуление работником прошлой смены. Если это не устранить своевременно и данный факт заметить проверяющий орган, компании грозит штраф. Отчет должен быть напечатан в течение 24 часов с момента печати первого чека в следующей рабочей смене. Если потребуется, корректируется дата и время операции, пересчитываются деньги в требуемой ячейке и сверяются с отчетностью за прошлую смену. Поэтому даже младшему кассиру, который только начинает свою трудовую деятельность, нужно знать, как пользоваться онлайн кассой.
Когда пересчитывается сумма по кассе, нужно также учитывать операции, которые производились безналичным путем и отражаются отдельной строкой в чеке. Эти деньги находятся не в сейфе кассы, а на личном счету компании. Кроме этого, возможна служебная выдача денег из кассы владельцу бизнеса или бухгалтеру в течении рабочей смены. Обязательно осуществляется перечисление выручки инкассаторам, на указанный счет или лично собственнику бизнеса.
Когда рабочая смена окончена, формируется завершающая отчетность, для чего требуется достаточное количество ленты в кассовом аппарате. Если обнуление выполнено успешно, на бумаге будет фраза «Регистры обнулены» или «Отчет действительный». Отчет будет иметь свой номер, дату и время формирования. Кассир обязательно должен проверить данные параметры.
Далее нужно скрутить контрольную ленту (при наличии) и хранить 3 дня на месте работы кассы. В компании ее нужно хранить в течение трех лет.
При необходимости перечисления на указанный счет в банке суммы платежей, которые производились безналичным путем, требуется закрытие рабочей смены на банковском расчетном терминале.
Кассиру нужно подождать, пока придет отчет о том, что информация о проведенных платежах корректно передана в налоговую службу (при работе с онлайн-кассой) или отнести отчеты непосредственно в налоговую службу.
Когда смена завершена, кассовый аппарат отключается.
Особенности выдачи чека покупателю
Чтобы понять, как пользоваться кассовым аппаратом онлайн, продавец-кассир должен знать последовательность действий при выдаче чека покупателю:
-
Отсканировать товар, при этом чек будет открыть.
-
Принять оплату от покупателя.
-
Завершить продажу, сформировав кассовый чек.
В электронном виде чек направляется на номер мобильного телефона или на электронную почту покупателя, если это потребуется.
Для упрощения ввода персональных данных существует специальное приложение ФНС, где используется QR-код чтобы покупатель мог передать кассиру свои персональные данные.
Покупка может оплачиваться разными способами. К примеру, часть суммы покупатель платит с карты, а часть – наличными. Кассиром же формируется один чек, где указано один и другой способы оплаты, суммы платежа указываются по каждому способу отдельно.
Формирование кассового чека является обязательным при:
-
Продаже.
Кассир проводит оформление чека после того, как покупатель произвел оплату за товар или услугу с помощью банковской карты или наличными средствами.
-
Возврате.
Оформление чека производится, когда покупатель возвращает товар в магазин и ему возвращаются денежные средства. Обязательно должно быть заявление на возврат от покупателя с такой информацией: паспортные данные, дата, причина, почему возвращается покупка.
-
Корректировке.
Оформление чека коррекции производится при продаже товара по неправильной стоимости или когда по определенным причинам не использовалась онлайн-касса, к примеру, отключился свет.
-
Авансе.
Формирование чека, когда покупатель вносит платеж в виде аванса за неопределенный товар, к примеру, приобретает сертификат на подарок.
-
Предоплате.
Формирование чека, когда покупатель делает платеж за конкретный товар.
-
Кредите или рассрочке на товар.
Процедура формирования такая же, как и при продаже, но нет факта передачи денег кассиру. В чеке указывается признак расчета (реквизит, который указывает, почему деньги поступили в кассу предприятия или выданы из нее): приход, возврат прихода, расход, возврат расхода.
Проблемы в эксплуатации кассового оборудования
В работе кассы, как и любой другой техники, могут быть поломки. Если они мелкие, кассир может их устранить самостоятельно. В этом помогут простые советы:
-
Если пропало соединение с интернетом, продажи можно производить и дальше. Но, когда связь будет восстановлена, обязательно нужно обеспечить передачу оператору фискальных данных чеков, которые он не получил. Если же обмен данными с оператором не осуществляется в течение 30 дней, выходит из строя фискальный накопитель.
-
При обрыве или заминании бумаги нужно приостановить работу кассы, заправить правильно ленту. Работа возобновляется после активации техники руководителем предпринимательской деятельности. Большинство современных моделей кассового оборудования самостоятельно начинает печать. Чтобы осуществить проверку отправки данных в программу по учету товара и оператору фискальных данных, выполняется формирование Х-отчетности и сверка данных с бухгалтерскими документами, проверяется, сколько чеков было отложено.
-
При отсутствии электроснабжения торговля должна быть приостановлена. Осуществлять продажу товаров запрещено, если кассовый аппарат не работает. Также в действующем законодательстве указано, что кассир обязан выдать покупателю чек в течение пяти минут после внесения последним оплаты за покупку. При отсутствии электричества выполнить данное требование невозможно. Исключение составляют случаи, когда используется касса с резервным источником питания. Также существует еще один вариант, суть которого заключается в формировании чека коррекции на итоговую стоимость переданных товаров после того, как будут проведены операция. Кроме данного документа кассиру нужно сформировать объяснение в письменной форме и приложить акт энергосбыта, как подтверждение того, что свет действительно отключался. Но эта мере не всегда спасает от штрафных санкций со стороны налоговых органов.
Происходит моментальная блокировка кассового устройства по таким причинам: вышел из строя фискальный накопитель, заполнена память фискального накопителя, неправильно установка на кассе даты и времени. Чтобы устранить перечисленные факторы, требуется замена фискального накопителя, перерегистрация устройства в органе налоговой службы, исправление даты и времени. Все это можно сделать самостоятельно, не обращаясь за помощью к специалистам.
Как избежать нарушений и штрафных санкций?
Несмотря на многочисленные проверки налоговыми органами, которые проводятся регулярно, в работе многих предпринимателей и сегодня выявляются нарушения требований эксплуатации ККМ. Владельцам бизнеса нужно понимать, что установление правил на уровне законодательства обеспечивает юридическую чистоту проведения каждой сделки. Кроме этого, если четко соблюдаются данные требования, к работе компании никогда не возникнет претензий, а при возникновении конфликта его легко уладить.
Чтобы не нарушать правила работы с кассовым оборудованием, нужно внимательно ознакомиться с ними. Важно принимать во внимание и правовые акты, которые действуют непосредственно в регионе ведения деятельности.
В работе рекомендуется использовать только то оборудование, которое включено в госреестр. Также при выборе устройства нужно учитывать свой вид деятельности, чтобы получить все преимущества и работать в соответствии с законом.
Теперь понятно, как научиться работать на кассе в магазине и соблюдать основные правила, чтобы быстро проводить денежные операции и избежать штрафов со стороны проверяющих инстанций.
У Вас остались вопросы по работе с кассой? Оставьте заявку и мы свяжемся с Вами!
|
|
- Комментарии